Очевидные и неочевидные вещи при планировании план-графика проекта. 
Итак, пришло время заняться план-графиком проекта. Открываем Project (или его аналог), создаем новый проект, пишем его название и ... почти готово: дело только за малым – за графиком проекта.
На экране чистый лист. Так, с чего бы начать?
Ну, конечно, для начала набросаем список задач.
Заполняем задачи проекта.
А где их взять? Обратимся к жизненному циклу разработки проекта.
Отлично, первые 5 этапов есть:
- Инициация
- Планирование (проектирование)
- Выполнение
- Контроль и мониторинг
- Завершение
Начало положено. Теперь декомпозируем. В зависимости от целей и задач проекта, наполнение этих этапов может быть абсолютно разным, поэтому мы не будем на этом останавливаться.
На что обратить внимание:
- В дальнейшем для отслеживания прогресса проекта удобно в графике завести ключевые события (вехи), влияние которых на проект существенно. Например, подписание Устава проекта; защита концептуального проекта, перевод системы в опытно-промышленную эксплуатацию.
- Возможно, не следует уходить в тотальную детализацию задач, если изначально такая задача не ставится. Заполнение и ведение сильно детализированного плана усложняется, а вероятность допустить ошибку при планировании возрастает. Детальный план по каждому этапу разумно разрабатывать непосредственно перед началом выполнения этого этапа.
Заполняем последовательности
Так, задачи есть, что дальше?
Для того, чтобы наш список задач стал планом, необходимо заполнить последовательность его выполнения. Отмечаем у задач предшественников.
Здесь мы заметим, что диаграмма Ганта приобретёт узнаваемые очертания.
На что обратить внимание:
- У задачи может быть несколько предшественников.
- Задача может следовать за предыдущей с отставанием или опережением.
- Помимо привычной связи "окончание-начало" могут быть и другие "начало-начало", "окончание-окончание" и даже "начало-окончание".
Заполняем продолжительность этапа и ресурсы
Теперь самый ответственный момент – планирование проекта. Но как?
На этот счет есть 4 стратегии:
- Интуиция. Просто скажем, что это не самый надежный способ планирования – не рекомендуем делать так.
- Экспертная оценка. Не сильно отличается от первого пункта, за тем исключением, что оценку этапам дадут профессионалы, которые в дальнейшем и будут отвечать за выполнение этапов.
- Статистика. Если есть опыт (не обязательно свой) по похожим проектам, то крайне желательно его использовать.
- Нормировка. Предполагает, что план детализирован до элементарных операций, по которым имеются нормы времени. Самый надежный способ, но, конечно, не приходится говорить о такой стратегии при планировании ИТ-проектов.
На что обратить внимание:
- Трудовой кодекс РФ, который предписывает 40-ка часовую рабочую неделю.
- Государственные праздники.
- Отпуска.
- Параллельная работа. Очень редко бывает так, что команда проекта в вакууме занимается только одним проектом. Чаще всего одновременно члены команды задействованы в нескольких проектах на различных стадиях. Ваши сроки должны это учитывать. Желательно сразу определить количество часов в неделю, которые каждый специалист сможет уделять новому проекту.
- Оптимизм. Не играет на руку при планировании точных графиков. При планировании продолжительности пытайтесь получить несколько оценок. Укажите в план-графике среднеарифметическое между наибольшим и наименьшим значением.
- Форс-мажоры. Этот фактор невозможно спланировать заранее – просто помните об этом при планировании.
- Вы ошибетесь. Как бы вы не старались. По ходу проекта план-график будет корректироваться и уточнятся.
Так. Ну вот план-график вроде готов, осталось его согласовать.
Что? Сроки завершения проекта и бюджет не удовлетворяют Заказчика… Требуется сделать быстрее и дешевле?!
После всего вышесказанного готов ответить на вопрос из названия поста.
Как сделать идеальный план-график проекта? Ответ: НИКАК.
Значит ли это, что его не нужно делать? Ответ: НЕТ, нужно.
При всех своих недостатках, план-график позволяет менеджеру проекта:
- получить приближенную оценку по срокам и бюджету проекта.
- получить чек-лист задач проекта.
- контролировать выполнение контрольных точек проекта – это дает понимание укладывается ли команда в дедлайн или нет.
Материал подготовлен компанией АЭМ-Технологии