Разбираемся в том, что такое дорожная карта проекта, почему она главный документ для команды, в чём её отличие от плана и как её составить чтобы не облажаться.
Эта статья поможет вам превратить дорожную карту проекта в мощный инструмент управления и использовать её для мониторинга и контроля работы.
Давайте, для начала введём определение, чтобы избежать путаницы в дальнейшем.
Дорожная карта (от англ. roadmap) — это документ, где ёмко, но достаточно понятно отображена стратегия проекта, его основные цели и задачи, прописаны сроки и этапы, ответственные за выполнение работ лица, ключевые особенности проекта.
При этом, не важно: внедряете ли вы ERP-систему на предприятие или едете с семьёй в загородное путешествие
Любой член команды на любом этапе может заглянуть в дорожную карту и понять, что же он делает и что должно быть в результате его работы. В идеальной ситуации, даже посторонний человек, изучив дорожную карту разберётся в общем контуре работ и поймёт «маршрут» проекта.
Руководитель проекта смотрит в дорожную карту
Почему дорожная карта не является планом проекта?
Дорожная карта не план проекта, а лишь его маршрут. Она не копает «в глубь», оставаясь лишь ориентиром, той самой звездой, к которой надо пробиваться сквозь тернии. Давайте попробуем разобрать основное отличие дорожной карты от плана проекта на понятном примере.
Предположим, вы решили отправиться в отпуск с семьёй на машине. Вы собрали необходимые вещи, проверили всё ли на месте и двинулись в путь. Вы распланировали дорогу таким образом, чтобы в нужное время отдохнуть, добраться до какой-то достопримечательности в определённый день и так далее…
Однако, маршрут по которому вы едете, может быть изменён по разным причинам: где-то ремонтируют дорогу, где-то дороги вообще нет, хотя навигатор утверждает обратное. Но при этом, ни местоположение достопримечательности, ни сроки вашего путешествия не изменились, вы всегда можете посмотреть их в дорожной карте.
Дорожная карта, как ни странно, не отвечает на вопрос «как добраться до пункта назначения?», она лишь даёт ориентир «кто, что и когда делает, чтобы путешествие состоялось».
А вот план проекта уже подробно расписывает каким образом достичь той или иной цели, практически всегда опираясь на информацию из дорожной карты.
Если возвращаться к запуску ERP-системы на предприятии, то, например, в дорожной карте ответственными за обучение сотрудников будет прописан IT-отдел предприятия, а непосредственно в плане проекта будет подробно расписано как отдел будет обучать сотрудников.
Наглядно:
Дорожная карта | План проекта |
…..
| …….
|
Подытоживая, можно сказать что дорожная карта проекта больше «укрупняет» задачи и нацелена на стратегическое планирование, в то время как план проекта уже подробно дробит и «мельчит» задачи дорожной карты, переводя их в практическую плоскость.
Дорожная карта является перспективным планом, это своего рода концепция развития того или иного проекта. У дорожной карты может быть несколько разных версий на фазе выбора решения, в то время как план проекта всегда один.
Что должно быть в дорожной карте проекта?
Предположим, вас попросили кратко рассказать сюжет «Гамлета». В пересказе он будет звучат о том, что датский принц Гамлет, вернувшись на родину, узнаёт об убийстве отца, решает отомстить убийцам, это ему, практически, удаётся, но он сам становится жертвой отравления и погибает.
Нет повести печальнее на свете, чем повесть о незаконченном проекте
Не вдаваясь в детали, основная сюжетная линия передана верно. В этом смысле, дорожная карта является своеобразным кратким пересказом проекта, к которому можно, а иногда и необходимо, периодически возвращаться. Так команда проекта не упустит важные элементы и этапы проекта.
Но и в самой дорожной карте важно зафиксировать главные моменты развития проекта: время, деньги и эффективность производимых действий. Все они должны быть оговорены на бизнес-сессиях и зафиксированы на бумаге.
Ровно, так же, как при поездке в отпуск, вы прописываете какие основные «достопримечательности» необходимо посмотреть, также вам нужно отметить их и в дорожной карте:
- Этапы проекта. Спросите себя, из чего будет состоять «маршрут пути» вашей организации. Разделив его на этапы, обязательно учитывайте что на каждом из них должен быть видимый практический результат.
- Время исполнения на каждый этап. Справедливы ли те сроки, которые вы желаете? Уложитесь ли вы в них?
- Финансовые возможности. Хватит ли денег на все «хотелки»? А если нет, то какие тогда оставить?
- Анализ функций бизнес-процессов, которые нужно автоматизировать/ трансформировать. Не стоит расписывать всё подробно, достаточно понять какими программными продуктами и решениями можно закрыть данные функции.
- Роли членов команды. У каждого процесса должен быть тот, кто отвечает за его выполнение. Необходимо распределить роли и понять, что точно будут выполнять внешние исполнители.
- Технические возможности. Спросите себя о готовности инфраструктуры организации к переменам. Готова ли она к реализации проекта? Можно ли её модернизировать параллельно работе над проектом?
- Перечень списка документов. Без инструкций, черновиков руководства пользователя, намёток функциональных требований, технического задания для специалистов разных отделов - проект не будет реализован. Вся документация, должна быть отражена в дорожной карте проекта. Чаще всего исполнители будут возвращаться именно на эти страницы
- Функции нормативно-справочной информации (НСИ). Это тема для отдельного разговора, но необходимо, по крайне мере, ёмко описать процесс переработки НСИ под те бизнес-процессы, которые требуются для выполнения целей и задач всего проекта. Это поможет составить план проекта в дальнейшем и чётко подберёт инструментарий для его реализации.
Это те самые «достопримечательности» вашей дорожной карты, которые обязательно нужно зафиксировать. Без них вся «поездка» выйдет насмарку.
Как же грамотно их расписать? Давайте разбираться.
Совет: попробуйте составить свой отпуск или поездку, основываясь на информации из этой статьи. Это поможет понять нюансы составления дорожной карты и перенести их на рабочие проекты.
Как составить дорожную карту?
Составление дорожной карты, равно как и зафиксированные в ней моменты, насколько это возможно, должны учитывать мнения всех участников процесса.
Опять-таки, возвращаясь к примеру с семейным отдыхом, важно заранее не только определиться с достопримечательностями, но и попытаться сделать так, чтобы каждый член семьи понимал, чем он сможет заняться на месте.
Возможно, увлекательная часовая экскурсия по древнему замку, быстро наскучит детям и они потеряют внимание и будут отвлекаться. Взрослые будут сердиться и заставлять ребёнка внимательно слушать. В итоге все покинут замок в плохом расположении духа и не получат должного впечатления от истории здания и его архитектуры.
Соответствует ли это заявленным изначально целям?
Такой вопрос должен звучать и при создании дорожной карты; руководители проекта и лица принимающие решения должны понимать, что думают о нововведениях люди на местах. Нужно опросить сотрудников и если их мнение отвечает заявленным целям всего проекта, то следует, по возможности его принять.
После этого нужно свериться с первоначальными вопросами, которые задаёт сам проект. Можно выделить основные:
- что необходимо сделать для достижения целей проекта?
- кто будет делать всё это?
- каким должен быть результат и за какое время он должен стать видимым?
Это неизбежно подтолкнёт вас к написанию тех основных точек дорожной карты, о которых говорилось выше.
Чтобы написать их нужно разбить проект на крупные задачи. Никто не мешает вам параллельно «мельчить» задачи для плана проекта, но лучше сначала чётко понять последовательность всего «маршрута». Если речь идёт о внедрении ERP-системы, то здесь задачами могут является: обсуждение, разработка технической части, поэтапное внедрение программного продукта, обучение сотрудников, тестирование, ввод в эксплуатацию.
А дальше смотрим на основные точки дорожной карты и заполняем их. Время на реализацию каждого этапа, распределённые роли, понятные метрики каждого этапа - всё должно быть прописано и быть понятно любому участнику команды проекта.
Да, в дальнейшем, план одного отдела может быть неизвестен другому отделу, но дорожная карта обязана быть прозрачной и понятной для всех.
Она же должна быть и гибкой, для возможных корректировок. Проект в реальной жизни практически всегда отличается от того, что написано на бумаге, поэтому опытный руководитель проекта должен помнить про «овраги» и учитывать чтобы они не мешали общему контуру проекта.
При составлении дорожной карты стоит определиться с подходом управления проектом, который обычно использует команда. В зависимости от этого уже на самом начальном этапе можно понять - будут ли вестись работы над проектом параллельно или нет. Не лишним будет прописать и возможные риски. Это поможет в дальнейшей работе.
Какие ошибки могут быть при создании дорожной карт?
Невнимательность к деталям обычно является главной ошибкой. Дорожная карта должна быть кратким содержанием и стартовой точкой дальнейшего плана проекта. Поэтому нужно хорошо разобраться в том, что действительно важно учесть. Для этого нужно чтобы все участники команды проекта понимали его основную цель.
Ошибочное целеполагание может привести к тому, что проект придётся переделывать или же вовсе отказываться от него.
Ещё частой ошибкой при составлении дорожной карты является недооценка рисков и препятствий, которые могут возникнуть в процессе реализации проекта.
Однако, мы рекомендуем в первую очередь научиться слушать и слышать каждого члена команды. Потому что отсутствие обратной связи и неспособность учитывать мнение заинтересованных сторон, неучёт их потребностей и ожиданий в конечном итоге и приводит к вышеперечисленным ошибкам. Недостаточное внимание к коммуникации и координации между участниками проекта, неспособность эффективно обмениваться информацией и принимать совместные решения может оказаться фатальной для всего проекта. Руководитель проекта должен постараться погасить такие очаги как можно раньше.
Также не забывайте сверяться с заявленным «маршрутом». Дорожную карту следует разделить на контролируемые отрезки. В конце каждого из отрезков, на контрольной точке должна происходить сверка со стратегическим планом.
Коротко о главном:
- Дорожная карта проекта — это стратегический документ, который отображает общую цель и основные этапы проекта, а также распределяет роли в команде и сроки. В ней должны быть зафиксированы контрольные показатели проекта
- Дорожная карта отличается от плана проекта тем, что она не копает «в глубь», а лишь дает общий ориентир, тогда как план проекта подробно расписывает каждый этап и шаг.
- При создании дорожной карты важно учитывать мнения всех участников процесса и опросить сотрудников, чтобы их мнение соответствовало заявленным целям проекта.
- Дорожная карта должна быть гибкой и понятной для всех участников проекта, а также учитывать риски и препятствия, которые могут возникнуть в процессе реализации проекта.
- Ошибки при создании дорожной карты могут включать в себя невнимательность к деталям, ошибочное целеполагание, недооценку рисков и препятствий, а также недостаточное внимание к коммуникации и координации между участниками проекта.
Если вам нужна помощь или консультации по автоматизации и оптимизации бизнес-процессов вашего предприятия, то обращайтесь в Центр консалтинговых проектов. Наши эксперты готовы предложить вам лучшие решения и поддержку.
Подписывайтесь на нас в ВК и в Телеграме чтобы быть в курсе последних новостей и обновлений!